Op dinsdag 22 september heb ik een gastcollege transport management verzorgd aan een groep 3e jaars studenten richting Logistiek en Economie aan de HAN in Arnhem. Aan de hand van praktijk voorbeelden heb ik de principes van transport management toegelicht.
Achtergrond
De business case betreft BSN Medical, producent van healthcare producten en onderdeel van Essity. De bekendste producten zijn Leukoplast, BSN heeft een groot deel van hun supply chain in Europa uitbesteed aan een LDV (CEVA Logistics), waarvoor ik verantwoordelijk was voor het transport management voor deze klant. Het betreft de goederenstroom van productie locaties en supplier, replenishment en distributie.
Scope
BSN medical heeft productiefaciliteiten in Duitsland, Frankrijk, Mexico, Pakistan, Zuid-Afrika, Colombia, Nieuw-Zeeland en de VS. Verder zijn ze over de hele wereld actief zijn via filialen, joint ventures en distributieagenten.
De wereldwijde BSN productie locaties en externe producenten, voornamelijk gevestigd in Azie en VS, bevoorraden het distributie center in NL. Vanuit dit RDC, gevestigd in Venray, wordt de replenishment verzorgd naar overige DC’s wereldwijd. Ook de regionale distributie naar de BSN klanten wordt vanuit dit RDC verzorgd.
Replenishment in Europe geschied vanuit NL over de weg en naar de intercontinentale bestemmigen per zeevracht. In geval van urgentie en zendingen naar overzeese handels agenten worden per luchtvracht verstuurd. De europese DC’s (in GB, ES, FR en IT) verzorgen de locale distributie in de betreffende landen.
Het RDC in NL verzorgt de distributie in de Benelux, DE, AT, CH en Scandinavie naar ziekenhuizen, groothandels en apotheken. Deze distributie wordt voornamelijk uitgevoerd door koeriers.
Transport Management
Doelstelling van transport management is om zo kost efficiënt mogelijk de gewenste service te bieden aan de klanten. Door optimalisatie van de transportoplossingen en het verbeteren van de processen kan de beste service aan de klant worden verleend. Kosten besparing kunnen gezocht worden in:
Het analyseren van huidige transport kosten en performence. Adhv het zendings profiel wordt een vracht tender process geïnitieerd. Door gebruik te maken van betere buy-in power van de LDV wordt beter inkoop gerealiseerd. Na het onderhandelen van de tarieven worden de condities vastgelegd in een contract met de vervoerders.
Verder worden er slimmere transport oplossingen voorgesteld en geïmplementeerd, door bijvoorbeeld flexibeler om te gaan met transport modaliteiten per zending.
Tenslotte worden er combinatie mogelijkheden onderzocht. Bijvoorbeeld het inzetten van milk runs of round trips.
KPI’s en reporting
Een ander USP is de visibility en reporting mogelijkheden. Middels een BI Tool (QlikView) hebben wij een rapport gebouwd dat volledige visibility gaf van de operational flows, als ook de financiële stroom.
Op dagelijks basis is het mogelijk om de performance van de vervoerder te bekijken en in te zoomen op regio, land of zelf postcode gebied. Ook worden alle kosten geregistreerd waardoor hier ook allerlei rapporten kunnen worden gedraaid. Bijvoorbeeld het per land weergeven van kost per kg of per M3 en overige financiële reporten voor elke willekeurige periode. Met een eigen login kan de klant zelfs accruals draaien, wat indicatie geeft van de nog te verwachten vrachtkosten.
Invoice controle
Tenslotte is factuur controle een toegevoegde waarde die onder transport management kan worden geschaard. Voor BSN was deze controle geautomatiseerd, 1200 orderlines per dag met slechts enkele FTE’s. De rate cards van de vervoerder worden geüpload in het Transport Management Systeem. Zodra de order gegevens bekend zijn, wordt deze ingepland en de verwachte vrachtkosten worden berekend. Zodra de carrier e-invoice wordt geüpload wordt deze gekoppeld aan de zendingen op basis van referentie nummer of carrier tracking nummer. Na validatie van de factuur regel wordt deze goedgekeurd dan wel dispuut gemeld. Grote voordeel is dat alle invoice regels worden gevalideerd wat een foutloze vracht factuur vereist en kostenbesparing realiseert.